Municipalidades de Limón

 

I N F O R M E

D E T A L L E

DFOE-DL-IF-06-2011

Sobre el proceso de registro de la actividad contractual de la Municipalidad de Matina.

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase

al oficio Nro.

05088

13 de junio, 2011

 

DFOE-DL-0445

 

Señor

 

Elvis Eduardo Lawson Villafuerte

 

Alcalde Municipal

 

MUNICIPALIDAD DE MATINA

 

Limón

 

Estimado señor:

 

Asunto

: Remisión del informe DFOE-DL-IF-6-2011, sobre el proceso de registro de la Actividad Contractual de la Municipalidad de Matina.

Para su conocimiento y fines pertinentes, me permito remitirle el informe Nro. DFOE-DL-IF-6-2011, preparado por esta División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados del estudio efectuado sobre el proceso de registro de las contrataciones efectuadas por la Municipalidad de Matina en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC).

 

El estudio se realizó en el marco de la facultad establecida en los artículos 12 y 22 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, para realizar investigaciones especiales a los entes y órganos, sujetos a su fiscalización o tutela, de cara al ejercicio de las competencias constitucionales y legales que le otorgan la tutela objetiva de los fondos que integran la Hacienda Pública1.

 

1

 

 

Dentro de las cuales se encuentran el ordinal 175 de la Constitución Política, así como los artículos 4, 8, 9, 11, 12, 18 y 19 de la Ley No.7428 y los numerales 5 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley No. 8131) y 91, 97, 99, 102 y 103 del Código Municipal; entre otras.

 

 

El objetivo del estudio consistió en verificar el cumplimiento de las directrices formuladas para el registro de la actividad de contratación de la Municipalidad de Matina, en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual, cuya finalidad es proveer información de la gestión, control y la fiscalización de las contrataciones realizadas, para satisfacer la demanda de información de los diferentes sectores de la ciudadanía.

 

El período del análisis comprendió entre el 1º de julio de 2007 y el 30 de abril de 2011, el cual se amplió cuando se consideró necesario y se efectuó de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE).

 

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL DFOE-DL-0445 2 13 de junio, 2011

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

 

 

En reunión celebrada el 13 de junio de 2011, en la Municipalidad de Matina, fueron presentados los resultados del presente estudio a funcionarios de ese ayuntamiento.

 

El estudio efectuado permitió determinar que desde julio del año 2007 y hasta la fecha del presente informe, la Municipalidad de Matina presenta problemas en la inclusión de los datos sobre su proceso de compras en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual, que se relacionan con la oportunidad y confiabilidad del registro de la información, la designación de los funcionarios responsables de mantener el SIAC; así como, frágilidad de los mecanismos de control interno que respalden la gestión del sistema, aspectos que se contraponen con las

 

Directrices para el registro, la validación y el uso de la información sobre la actividad contractual desplegada por los sujetos pasivos del control y la fiscalización de la Contraloría General de la República, emitidas mediante la Resolución Nro. D-4-2005-CO-DDI2

.

 

 

2

 

 

Publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nro. 243 del 16 de diciembre de 2005, reformada mediante R-CO-66-2007 Contraloría General de la república del Despacho de la Contralora General de la República. San José, a las once horas del diecinueve de diciembre de dos mil siete.

 

 

En ese contexto, se tiene que la información de la actividad contractual del ejercicio económico 2010 registrada en el SIAC, presenta inconsistencias que aún no han sido corregidas por la Administración, a pesar del esfuerzo que, según personeros de esa Municipalidad vienen realizando para normalizar la situación; además, la información correspondiente al periodo comprendido entre enero a abril del año 2011, no se ha incorporado en dicho sistema, a pesar de que existen registros para el mes de mayo de 2011.

 

En relación con las inconsistencias y atrasos en el registro de la información, cabe indicar que en julio de 2010 esta Contraloría General comunicó al Alcalde Municipal de ese entonces, sobre deficiencias en el registro en el SIAC, referidas a:

 

 Líneas de algunos procedimientos que presentan un estado de “adjudicado”, cuando en realidad debían registrarse como “adjudicadas en firme”.

 

 Procedimientos pendientes de registrar.

 

 Procedimientos que presentan montos de adjudicación mayor al permitido para el procedimiento utilizado.

 

Además, se determinaron debilidades relacionadas con la designación de los funcionarios responsables del registro en el SIAC y con el establecimiento de mecanismos de control para asegurar la calidad de la información.

 

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL DFOE-DL-0445 3 13 de junio, 2011

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

 

 

Por otra parte, la Municipalidad de Matina tiene reportado ante la Contraloría General a dos personas como responsables de la función de registro de la información en el SIAC, siendo una de ellas la Auditora Interna, lo cual resulta a todas luces contraria a normas de control interno contenidas en la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, en las Normas de Control Interno para el Sector Público y en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, dadas las competencias y limitaciones que tiene esa funcionaria de participar en actividades ordinarias de la administración activa.

 

Asimismo, y a pesar de estar reportados ante la Contraloría General los funcionarios responsables del proceso de alimentación del SIAC, esa labor la ejecuta una persona distinta de las registradas ante este órgano contralor, quien aparentemente utiliza la clave de acceso de una de las personas autorizadas, lo cual es totalmente contraproducente y riñe con elementales principios de control para garantizar la confiabilidad y calidad de la información y que de alguna manera, se constituye en una causa generadora de inconsistencias en el registro de información en el SIAC.

 

El SIAC es un sistema automatizado de registro y procesamiento de la información de la actividad contractual desplegada por los sujetos pasivos del control y fiscalización de la Contraloría General, que tiene como finalidad proveer información para la gestión, el control y la fiscalización, y para satisfacer la demanda de información de los diferentes sectores de la comunidad nacional e internacional; así como, para promover la eficiencia y la transparencia en la ejecución de los recursos públicos para la adquisición de bienes y servicios, el cual contiene la información referente a los procedimientos de contratación iniciados, los actos de adjudicación, identificación del contratista, objeto y monto de las operaciones y otros datos de relevancia sobre la actividad contractual de los sujetos pasivos del control y la fiscalización de este órgano contralor.

 

Dicho sistema está conformado por cinco módulos relacionados con los procedimientos de contratación; recursos de objeción, revocatoria y apelación; aprobación interna y refrendo de contratos; solicitudes de autorización de contratación directa; y consultas, reportes e informes de la actividad contractual.

 

La información contractual de los sujetos pasivos debe registrarse en el SIAC por medio de la página en Internet de la CGR, realizarse en forma diaria para todos los módulos del sistema y, sólo en casos calificados, deberá incorporarse a más tardar el día hábil siguiente. Además, deben establecer, en los términos de la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, los mecanismos de control interno que respalden la gestión del sistema y que garanticen la calidad de información, diseñar e implementar un plan de aseguramiento de la calidad, que incluya pruebas periódicas, las medidas correctivas correspondientes y el porcentaje de confiabilidad de la información. La Municipalidad de Matina carece de un plan de esa naturaleza.

 

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL DFOE-DL-0445 4 13 de junio, 2011

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

 

 

Las directrices contenidas en la Resolución Nro. D-4-2005-CO-DDI citada, son de aplicación obligatoria para todos los sujetos pasivos y el máximo jerarca administrativo es el responsable de que la organización a su cargo, cuente con las políticas, los procesos y los recursos para garantizar la autenticidad, integridad, oportunidad y seguridad de la información contractual suministrada al SIAC. En ese sentido, debe designar y comunicar a la Contraloría General, los nombres de los funcionarios responsables del registro y validación de la información de la actividad contractual que se incorpora en el SIAC.

 

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el 3 y 39 de la Ley General de Control Interno, considerando que las directrices contenidas en la citada resolución son de acatamiento obligatorio, su incumplimiento, en cualquiera de sus formas, como el no registro, el registro incorrecto e inoportuno de la información, no efectuar la designación de los funcionarios referidos, así como la comunicación de los cambios respectivos, será causal de responsabilidad sobre el jerarca y funcionarios designados, esto de acuerdo con el ordenamiento de control y fiscalización, sin perjuicio de cualquier otra responsabilidad que se pudiese generar producto de determinada acción u omisión.

 

Conforme lo expuesto en este informe, las debilidades que presenta el proceso de registro de la información en el SIAC en la Municipalidad de Matina se asocian a la falta de apoyo y control de parte de la Alcaldía para exigir y vigilar porque se garantice la inclusión oportuna y confiable de los datos, sustentado en mecanismos de control que respalden la gestión del sistema y la calidad de información, tal como lo establece la Resolución Nro. D-4-2005-CO-DDI, la Ley General de Control Interno y las Normas de control interno para el Sector Público

 

3

.

 

 

3

 

 

Normas de Control Interno para el Sector Público, dictadas mediante Resolución R-CO-9-2009 del 26/01/2009. Publicado en La Gaceta Nro. 26 del 6/02/2009.

 

 

En conclusión, la situación determinada en la Municipalidad de Matina en torno al proceso de inclusión de la información de su actividad contractual en el SIAC, además de ir contra de lo dictado en la Resolución D-4-2005-CO-DDI, resulta contraria a lo que establece la Ley General sobre Control Interno Nro. 8292 y las Normas de control interno para el Sector Público, al no promoverse un adecuado ambiente institucional que consolide las actividades de control pertinentes para garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información y cumplir con el ordenamiento jurídico, todo en el marco de un buen gobierno corporativo, asociado éste al conjunto de buenas prácticas y mecanismos de control, con el fin de que las actuaciones y decisiones institucionales procuren el cumplimiento de sus objetivos y la satisfacción del interés colectivo.

 

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL DFOE-DL-0445 5 13 de junio, 2011

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

 

 

En razón de lo expuesto y de conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, se emiten las siguientes disposiciones al Alcalde Municipal, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

 

a) Designar y comunicar en el plazo máximo de quince días hábiles a partir de la fecha de recibo del presente informe, mediante nota formal a la Contraloría General de la República, los nombres de los funcionarios que en lo sucesivo serán responsables del registro y validación de la información de la actividad contractual que se incorpora en el SIAC; designación que no podrá recaer en la Auditora Interna Municipal, a quien deberá suspenderse de inmediato como funcionaria autorizada para efectuar registros en el SIAC. Además, informar oportunamente a este órgano contralor, cualquier cambio o sustitución de los funcionarios designados para tales efectos.

 

b) Actualizar, en el término máximo de dos meses contados a partir de la fecha de recibo del presente informe, la información contractual de esa Municipalidad en el SIAC, correspondiente al ejercicio económico del año 2010 y lo que va del año 2011, tomando las previsiones también para garantizar la confiabilidad de los datos que se incorporen en dicho sistema.

 

c) Establecer e implementar, en el plazo máximo de cuatro meses contados a partir de la fecha de recibo de este informe, un plan de aseguramiento de la calidad de la información que se incorpora en el SIAC, que incluya, al menos, los funcionarios responsables, pruebas periódicas, las medidas correctivas correspondientes y el porcentaje de confiabilidad de la información.

 

La Contraloría General de la República se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas.

 

Se advierte que en caso de incumplir injustificadamente las disposiciones giradas, se reiterarán por una única vez y se fijará plazo para su cumplimiento, pero de mantenerse la desobediencia, una vez agotado ese plazo, dicha conducta se reputará como falta grave y podrá dar lugar a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 69 de la citada Ley Nro. 7428, con garantía del debido proceso. Lo anterior, sin perjuicio de incurrir en otras causales de responsabilidad.

 

La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos antes fijados, a la Gerencia del Área de Seguimiento de Disposiciones del órgano contralor. Además, se requiere que esa Administración le comunique, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona con autoridad para informar sobre el avance y cumplimiento de las disposiciones

 

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL DFOE-DL-0445 6 13 de junio, 2011

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

 

 

correspondientes, quien fungirá como el contacto oficial entre esa Municipalidad y el Área de Seguimiento.

 

De conformidad con lo establecido por el artículo 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el presente acto caben los recursos ordinarios de revocatoria y de apelación que deberán ser interpuestos dentro del tercer día a partir de la fecha de recibo de esta comunicación, correspondiéndole a esta Área la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor la apelación.

 

De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización, en caso de rechazar el recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución.

 

Asimismo, una vez firme este acto, cabe el recurso extraordinario de revisión ante la Contralora General de la República, de acuerdo con las condiciones y plazos que señalan los artículos 353 y 354 de la indicada Ley General de la Administración Pública.

 

Atentamente,

 

Lic. German A. Mora Zamora

 

Gerente de Área

 

MVMR/RAC/GMT/GMZ/zwc

 

ci Concejo Municipal, Municipalidad de Matina

 

Proveedor Municipal, Municipalidad de Matina

 

Auditoría Interna, Municipalidad de Matina

 

Máster Soledad Jiménez Cascante, Jefe, Unidad de Servicios de Información

 

Lic. Roberto Rodríguez Araica, Gerente Asociado, División Jurídica

 

Área de Seguimiento de Disposiciones

 

Archivo Originales

 

G: 2011000326-1

 

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